Organización y Gestión de Archivo

Organización y Gestión de Archivo2017-11-08T10:03:19+00:00

La organización de los archivos resulta de vital importancia de cara a la racionalización administrativa y a lograr una eficaz y rápida recuperación de la información que facilite la gestión de cualquier administración, entidad o empresa.

Los documentos, en cualquiera de sus soportes (papel, digital/electrónico) son el testimonio material de los hechos o actos que realizan las distintas entidades en el desarrollo de las funciones que tienen encomendadas. La gestión adecuada de esta documentación permite obtener la mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de la entidad productora de los mismos.

Realización de Proyectos de Organización y Gestión de Archivo

  • Planificación y diseño de Sistemas de Gestión de Archivo
  • Estudio de oportunidad, selección, suministro e implantación de Sistemas de Gestión de Archivo con Almacenamiento Optico (Gestión de Imagen)
  • Organización y estructuración del Fondo de Archivo
  • Diseño y creación de las Bases de Descripción de Archivo
  • Determinación de Normas y Criterios de recopilación, clasificación, ordenación y descripción de las Series de Archivo
  • Diseño y creación de Cuadros y Planes de Clasificación
  • Análisis, clasificación, ordenación, descripción y tratamiento de los Fondos de Archivo
  • Elaboración de Instrumentos de Control y Seguimiento de Archivo

Procesos de Archivo

Gráfico: Procesos de Archivo

 

Sistema de Gestión de Archivo – AKS/SGA

Artxibo Kudeaketa Sistema – Sistema de Gestión de Archivo, AKS/SGA es un sistema integrado de gestión de archivo implantado en el Gobierno Vasco, para gestionar el catálogo y los fondos archivísticos de la institución, con la finalidad de preservar la confidencialidad, la integridad, y la disponibilidad.
SGA/AKS facilita un modelo normalizado y a su vez personalizable de estructuras de información para la catalogación de los fondos archivísticos, en base a normas estándar, e integrado con el Sistema de Seguridad XL-NET del Gobierno Vasco.
Entre las funcionalidades del AKS/SGA se encuentran: Registro y Descripción multinivel de Archivo, Consulta de información por criterios múltiples, Gestión de cuadros de clasificación de fondos y las estructuras organizativas productoras, Transferencia de documentación entre distintos niveles de archivo, Control y Gestión de Préstamos, consultas y reproducciones , Control y Gestión de espacios de archivo , Gestión de Expurgo , Gestión de los documentos electrónicos (se almacena en el Archivo digital), Gestión de los calendarios de conservación.
Tratamiento y descripción de la documentación para su integración en AKS/SGA.