Odei ha patrocinado y participado en la celebración de las XXV Jornadas de Archivos universitarios de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU), organizadas en su 25 aniversario por la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea. Estas Jornadas a lo largo de esos años han sido un elemento fundamental para el desarrollo y consolidación de los servicios de archivo en las universidades españolas. Han permitido además dar a los archivos universitarios mayor visibilidad dentro de las instituciones académicas de enseñanza superior, dentro del colectivo de archiveros, y de la sociedad en general.

En esta edición, celebrada en Bilbao durante los días 9 y 11 de octubre, se ha tratado el tema del Acceso a los documentos en los archivos universitarios: entre la transparencia, la protección de datos y la investigación. Las mesas redondas y ponencias han tratado de forma magistral el asociacionismo, la transparencia en la administración pública, la protección de datos personales, la valoración de series de la documentación universitaria y los problemas con que se encuentran los archivos universitarios cuando se habla de investigación en sus fondos, y en el tiempo para empresas, Odei hizo una presentación sobre las posibilidades de acceso a los documentos de su producto de gestión de Archivos Arges.

El OPAC de consulta de Arges, permite un acceso integral y completo a la información, facilitando la trazabilidad completa entre datos y procesos de Archivo y una navegación sencilla pero total a través de todos los puntos de acceso con que cuenta el Sistema de archivos:

  • Expediente
  • Cuadro de clasificación
  • Descriptores
  • Onomásticos
  • Unidad productora
  • Procesos internos como transferencia o expurgo
  • Expedientes relacionados
  • Documentos electrónicos que componen el expediente y que se encuentran archivados en el sistema

La pantalla de consulta es totalmente configurable, sin necesidad de desarrollo informático, consultable desde cualquier tipo de dispositivo (ordenador o móvil).

Toda esta interacción y trazabilidad es posible porque el Sistema de Gestión de Archivo Arges®, permite:

  • Agilizar el acceso y la localización de los documentos.
  • Garantizar el control de la documentación transferida y archivada y el control de las consultas, préstamos y devoluciones de los documentos.
  • Facilitar una distribución eficaz de la información
  • Automatizar y Controlar los procesos de transferencias y de expurgo de la documentación
  • Contemplar la integración con el archivo de documentos informáticos así como la integración con otros sistemas informáticos utilizados en la gestión administrativa de la organización
  • Obtener múltiples Informes y Estadísticas de Gestión